Perpustakaan sejak lama diposisikan sebagai penjaga pengetahuan sekaligus penghubung antara masa lalu, masa kini, dan masa depan. Di tengah arus informasi yang kian deras, perpustakaan dituntut menyediakan koleksi yang relevan, mutakhir, dan mudah diakses oleh pemustaka. Tuntutan itu tidak berdiri sendiri. Keterbatasan ruang, anggaran, serta sumber daya manusia memaksa perpustakaan melakukan pengelolaan koleksi secara lebih selektif dan strategis.
Salah satu tantangan paling kompleks dalam pengelolaan koleksi muncul pada terbitan berseri, seperti majalah, jurnal ilmiah, buletin, dan surat kabar. Karakter terbitan berseri yang terbit secara berkala dan berkelanjutan membuat koleksi ini terus bertambah dari waktu ke waktu. Akumulasi tersebut kerap memicu persoalan klasik: penumpukan fisik koleksi yang menyita ruang, biaya pemeliharaan yang meningkat, serta menurunnya keterjangkauan akses bagi pengguna.
Dalam konteks inilah penyiangan koleksi atau weeding sering diajukan sebagai solusi. Penyiangan dipahami sebagai proses pemilahan dan penarikan koleksi yang dianggap usang, rusak, atau tidak lagi relevan dengan kebutuhan pengguna. Pada koleksi umum seperti buku teks, praktik ini relatif dapat diterima.
Namun, ketika diterapkan pada terbitan berseri, penyiangan memunculkan perdebatan yang jauh lebih sensitif. Persoalannya sederhana namun krusial: apakah penyiangan terbitan berseri merupakan kebutuhan pengelolaan yang tak terelakkan, atau justru tindakan yang berisiko menghilangkan jejak sejarah dan memutus kesinambungan pengetahuan?
Terbitan berseri memiliki karakter yang berbeda dari koleksi lainnya. Setiap nomor dan volume saling terkait, membentuk rangkaian informasi yang utuh dan berkesinambungan. Dalam jurnal ilmiah, misalnya, artikel-artikel lama kerap menjadi pijakan bagi riset selanjutnya.
Pada surat kabar dan majalah, dinamika sosial, politik, ekonomi, serta kebudayaan suatu periode terekam secara detail dan kronologis. Penyiangan yang dilakukan tanpa perencanaan matang berpotensi menghilangkan konteks, merusak kesinambungan informasi, dan melemahkan fungsi perpustakaan sebagai arsip pengetahuan kolektif.
Meski demikian, menolak penyiangan secara total juga bukan pilihan realistis. Banyak perpustakaan menghadapi kondisi faktual berupa keterbatasan ruang simpan, tingginya biaya perawatan koleksi cetak, serta perubahan perilaku pengguna yang semakin bergeser ke sumber digital.
Koleksi terbitan berseri yang menumpuk tanpa pengelolaan berisiko rusak, sulit ditelusuri, dan justru tidak lagi dimanfaatkan. Dalam situasi ini, penyiangan dapat dipandang sebagai bagian dari manajemen koleksi yang bertujuan menjaga relevansi, keteraturan, dan efisiensi layanan.
Masalah muncul ketika penyiangan dipahami semata-mata sebagai tindakan pengurangan jumlah koleksi. Penyiangan terbitan berseri sejatinya bukan proses menghapus informasi secara sembarangan, melainkan upaya menata ulang akses terhadap pengetahuan.
Tanpa prinsip kehati-hatian, penyiangan dapat menimbulkan kerugian jangka panjang. Hilangnya edisi tertentu, terutama yang memuat peristiwa penting atau tonggak perkembangan ilmu, berarti hilangnya sumber primer yang tidak selalu dapat digantikan oleh versi digital.
Risiko lain yang kerap diabaikan adalah aspek kepercayaan publik. Penyiangan yang tidak transparan dan tidak terdokumentasi dengan baik dapat memicu kekecewaan pengguna. Dosen, peneliti, atau mahasiswa yang mencari edisi lama sering kali baru menyadari bahwa koleksi tersebut telah disiangi tanpa alternatif akses. Situasi ini bukan hanya merugikan pemustaka, tetapi juga mencoreng kredibilitas perpustakaan sebagai institusi yang menjamin keberlanjutan informasi.
Karena itu, penyiangan terbitan berseri perlu ditempatkan dalam kerangka kebijakan yang strategis dan berjangka panjang. Salah satu pendekatan yang kerap ditawarkan adalah pendigitalisasian koleksi. Digitalisasi memungkinkan perpustakaan mengurangi beban ruang fisik sekaligus mempertahankan akses terhadap informasi lama.
Dalam praktiknya, pendekatan ini tidak sesederhana yang dibayangkan. Digitalisasi membutuhkan biaya besar, infrastruktur memadai, serta perhatian serius terhadap persoalan hak cipta. Tidak semua terbitan berseri dapat atau boleh didigitalisasi secara bebas.
Pendekatan yang lebih realistis adalah penerapan prioritas. Perpustakaan perlu menetapkan kriteria yang jelas mengenai koleksi terbitan berseri yang memiliki nilai historis tinggi, tingkat sitasi akademik yang signifikan, atau relevansi sosial yang kuat. Koleksi semacam ini seharusnya dipertahankan, baik dalam bentuk cetak maupun digital. Sementara itu, edisi-edisi dengan tingkat penggunaan rendah dapat dialihkan ke penyimpanan alternatif.
Penyimpanan alternatif, seperti gudang arsip sementara, dapat menjadi jalan tengah. Koleksi yang dipindahkan dari ruang layanan utama tidak langsung dimusnahkan, melainkan tetap dapat diakses dengan mekanisme tertentu.
Langkah ini memberi ruang bagi perpustakaan untuk menata koleksi tanpa mengorbankan hak pengguna atas informasi. Selain itu, kerja sama antarperpustakaan menjadi strategi penting. Tidak semua perpustakaan harus menyimpan seluruh edisi terbitan berseri. Melalui jaringan kerja sama, akses terhadap koleksi cetak maupun digital dapat diperluas tanpa pemborosan sumber daya.
Dengan pendekatan semacam ini, penyiangan tidak lagi dipandang sebagai ancaman bagi pelestarian informasi, melainkan sebagai bagian dari tata kelola pengetahuan yang bertanggung jawab. Perpustakaan tetap menjalankan fungsi adaptif terhadap perubahan zaman, sambil menjaga perannya sebagai penjaga ingatan kolektif.
Tantangan pengelolaan terbitan berseri memang tidak sederhana, tetapi dengan kebijakan yang cermat, transparan, dan berorientasi pada kepentingan jangka panjang, keseimbangan antara relevansi dan pelestarian dapat terus dijaga.
Penulis : Addelia | Ilmu Perpustakaan dan Informasi Islam | Universitas Muhammadiyah Ponorogo
Editor : Intan Permata
